Twinfield usability en API

Sinds een jaar gebruiken we bij Pronamic het online boekhoudsysteem Twinfield. Met dit pakket zou je eenvoudig online je administratie moeten kunnen beheren. In dit bericht zet ik daar mijn vraagtekens bij, is Twinfield wel zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk?

Ik moet hierbij vermelden dat ik erg weinig doe met Twinfield. Ik gebruik Twinfield voornamelijk voor het opvragen van facturen en het controleren van betalingen. Toch zie ik enorm veel verbeterpunten bij deze eenvoudige handelingen. In dit bericht kort een aantal verbeterpunten.

Inloggen

Om in Twinfield in te loggen moet je naar de pagina https://login.twinfield.com/ surfen. Ik ken deze URL in principe uit mijn hoofd, maar ik type hem zelden met ‘https’ ervoor. Als je echter naar http://login.twinfield.com/ surft krijg je de melding: “De wachttijd voor de verbinding is verstreken“. Zou het zo lastig zijn om http://login.twinfield.com/ netjes door te linken naar https://login.twinfield.com/?

Zodra je uiteindelijk het inlogformulier voor je hebt begint de voglende uitdaging. Je moet een gebruikersnaam, wachtwoord en een omgeving invoeren. De gebruikersnaam en wachtwoord zijn erg gebruikelijk, maar waar dient ‘omgeving’ voor? Het zal vast een doel hebben binnen Twinfield, maar ik vind het een onnodig extra veld.

Deze problemen zijn in principe eenvoudig te verhelpen door de login URL en de logingegevens op te slaan binnen je webbrowser. De ontwikkelaars van Twinfield zouden dit echter ook kunnen vereenvoudigen. Met de kreet “Snel starten en overal toegankelijk” op hun website zou je dat wel mogen verwachten, want snel Twinfield starten is mij nog niet gelukt ;).

Navigeren

Als ik vervolgens ben ingelogd en een factuur wil bekijken klik ik in het hoofdmenu op het item “Facturatie”. Ik krijg zodra ik met mijn muis over dit item ga keurig een ‘pointer’ cursor te zien. Door de ‘pointer’ cursor krijg ik het idee dat dit item linkt naar een pagina “Facturatie”, maar dit blijkt niet zo te zijn.

Zodra ik op dit item klik opent er niet een nieuwe pagina, maar sluit het zojuist automatische geopende submenu. Dit terwijl het submenu de enige manier is om naar een pagina te navigeren is.

Als je veel met Twinfield werkt zul je wel snel gewend zijn aan het feit dat hoofdmenu items niet bruikbaar zijn. Voor de gebruikers die minder regelmatig met Twinfield werken is dat toch minder gebruiksvriendelijk.

Bladeren

Waar ik me nog het meeste over verbaas is dat je binnen Twinfield niet direct vanuit het hoofdmenu lijsten met gegevens kunt opvragen. Vanuit veel webapplicaties ben ik gewend dat zodra je op een hoofd menu item klikt je direct door gegevens heen kunt bladeren. Zo kun je in WordPress in het hoofdmenu klikken op “Berichten” en krijg je direct de meest recente berichten te zien:

Waarom kan ik binnen Twinfield niet via het hoofdmenu een overzicht met crediteuren, debiteuren, facturen, bankafschriften, etc. tevoorschijn toveren? Data opvragen binnen Twinfield moet blijkbaar beslist via allerlei onhandige zoekformulieren. Zo moet ik voor het bekijken van de laatst verzonden facturen naar “Opvragen” onder het menu item “Facturatie” gaan en vervolgens het volgende formulier invullen:

Als ze nou eens onder het hoofdmenu item “Facturatie” meteen de meest recente facturen weergeven zou me dat enorm veel tijd besparen. Hetzelfde geldt ook voor allerlei andere objecten zoals crediteuren en debiteuren. Eenvoudig een overzicht naar voren halen en daardoor heen bladeren zit er bij Twinfield naar mijn idee niet in.

Permalinks

Permalinks zijn denk ik de basis van elke goede webapplicatie. Alle data binnen een webapplicatie moet naar mijn idee bereikbaar zijn onder een unieke permanente link. Gelukkig beseffen veel ontwikkelaars wereldwijd dit en is data steeds vaker terug te vinden onder een unieke permanente link.

Bij Pronamic werken we met allerlei webapplicaties. Je kunt daarbij denken aan de webapplicaties van 37signals (Basecamp, Highrise, etc.) en het Pronamic intranet met alle klant- en projectdata. Alle data binnen deze webapplicaties zijn via een unieke URL op te vragen. Ik merk dat we deze URL’s intern steeds vaker gebruiken, zo linken we in e-mails, chats en andere applicaties naar gerelateerde data.

Helaas is data binnen Twinfield nog lang niet altijd goed onder een unieke permanente link beschikbaar. Dit terwijl ik juist regelmatig naar administratieve data in Twinfield wil linken. Zo zou ik bij vragen over data binnen Twinfield een collega kunnen mailen met een link naar de betreffende data.

Conclusie

Ik denk dat Twinfield qua usability nog flink aan de weg moeten werken. Administratief gezien zullen bepaalde dingen vast en zeker handig opgezet zijn. Voor iemand die echt eenvoudig en snel zijn administratie wil doen lijkt Twinfield mij minder handig. Ik denk dat voor mensen zoals mij hippen en moderne webapplicaties zoals MoneyBird veel fijner werken.

Gelukkig heeft Twinfield ook een API beschikbaar gesteld. Het is dus mogelijk om Twinfield data via een eigen applicatie op te vragen en gebruiksvriendelijker weer te geven. Ik heb op Google Code: https://code.google.com/p/twinfield/ wat meer informatie over deze API gepubliceerd. Naast dat heb ik ook een aantal experimentele PHP 5.3+ classes ontwikkeld waarmee bepaalde Twinfield data is op te vragen.

Dummy code

<?php

namespace Pronamic\Twinfield;

$twinfieldClient = new TwinfieldClient();

// Inloggen
$result = $twinfieldClient->logon($username, $password, $organisation);

// Kantoren opvragen
$offices = $twinfieldClient->getOffices();

// Zoeken
$finder = $twinfieldClient->getFinder();

$search = new Search();
$search->setType(Search::TYPE_DIMENSION);
$search->setPattern('*');
$search->setField(Search::FIELD_ALL_CODE_OR_NAME);
$search->setFirstRow(1);
$search->setMaxRows(Search::ROWS_ALL);

?>

Ik wil dit te zijner tijd verder gaan ontwikkelen en het opvragen van bepaalde data in Twinfield vereenvoudigen. Wellicht zijn er vervolgens ook mogelijkheden om andere PHP applicaties te koppelen aan Twinfield. Zo is er volgens mij veel interesse in een stabiele Magento Twinfield koppeling.